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10 Beispiele, wie manuelle Aufgaben Ihr Unternehmen belasten

Wir befinden uns in einem Geschäftsfeld, das rund um die Uhr aktiv ist, und wir haben für alles eine App. Aber trotz aller zur Verfügung stehenden Technik verlassen sich immer noch viele Unternehmen bei wichtigen Geschäftsprozessen auf manuelle, sich wiederholende Aufgaben. Das ist, als würde man Kompass und Papier anstelle von GPS benutzen.

Viele Unternehmen lassen Aufgaben wie das Sammeln, Prüfen und Eingeben von Daten immer noch manuell erledigen. Zu den manuellen Aufgaben gehört oft das Kopieren und Einfügen von Daten zwischen internen und externen Systemen, wie z. B. Websites, Portalen, Unternehmensanwendungen, älteren Systemen und Desktop-Anwendungen wie Excel. Für diese sich wiederholenden Hilfsmaßnahmen müssen sich Mitarbeiter bei mehreren Systemen an- und abmelden. Was oft als „Drehstuhlintegration“ bezeichnet wird, stellt man sich am besten so vor, dass Mitarbeiter Daten von einem Bildschirm ablesen und dann auf einen zweiten Computer übertragen.

Warum wurden diese manuellen Aufgaben nicht automatisiert?

•   Alte Systeme sind schwer mit modernen Anwendungen zu integrieren.
•   Externe Datenquellen wie Websites und Portale verfügen nicht immer über APIs, um sich zu verbinden.
•   Zentrale Geschäftsprozesse haben häufig zahlreiche Ausnahmen, die normale automatisierte Prozesse stören.
•   Und die IT-Abteilungen sind durch die Unternehmensanforderungen einfach zu sehr überfordert, um sich um alle Projektanforderungen zu kümmern.

10 Beispiele, wie manuelle Aufgaben Ihr Unternehmen Zeit und Geld kosten

Geringere Produktivität
Ihre Mitarbeiter müssen Daten von einem System in ein anderes kopieren, um einen Antrag zu genehmigen oder eine Kundenfrage zu beantworten. Rechnen Sie eine solche sich wiederholende Tätigkeit auf einen Tag oder eine Woche hoch, und sie summiert sich schnell zu einer Menge vergeudeter Zeit.

Langsame Beantwortung von Kundenanfragen
Ineffiziente manuelle Aufgaben schlagen Wellen, die den Kundendienst und die Geschwindigkeit, mit der Sie auf Anfragen reagieren können, beeinträchtigen. Kunden müssen häufig wiederholt die gleichen Informationen zur Verfügung stellen, obwohl die Kundendienstmitarbeiter diese ohne weiteres in ihrem System finden sollten. Wenn Sie die Eingabe von Informationen zwischen Systemen manuell erledigen, ist es schwer, einen schnellen und bequemen Kundenservice und -support zu bieten.

Fehler bei der Dateneingabe
Je mehr manuelle Aufgaben Sie haben, desto mehr müssen Sie das Rad neu erfinden. In der Logistik z. B. sind EDI und standardisierte Datenaustauschformate für die Versandplanung nicht immer eine Option. Manuelle Wiederholungen können Fehler verursachen, die Verzögerungen und unzufriedene Kunden zur Folge haben.

Erhöhte Arbeitskosten
Wenn Sie Schulung, Gehalt, Infrastruktur, Ausrüstung und Sachzuwendungen berücksichtigen, zahlen Sie den Leuten eine Menge Geld für das Kopieren von Daten. Nacharbeiten und erneute Dateneingabe aufgrund manueller Fehler können Ihren Betrieb verlangsamen, sodass Sie mehr Leute einstellen müssen, nur um die Dinge am Laufen zu halten.

Inkonsistente Workflows
Jeder Mitarbeiter hat seinen eigenen Workflow. Die Abstimmung dieser Workflow-Varianten für Dutzende oder Hunderte Mitarbeiter kann kostspielig sein. Manuelle Abweichungen und Fehler bei kritischen Aufgaben, wie z. B. bei der Schadensfallverarbeitung, bei Hypothekendarlehen, in der Debitorenbuchhaltung und bei der Nachverfolgung von Sendungen können sich direkt auf die Wirtschaftlichkeit Ihres Unternehmens auswirken.

Erhöhte Compliance-Risiken
Wenn Sie kritische Aufgaben manuell erledigen, kann dies leicht die Compliance gefährden. Wenn Banken einen neuen Kunden manuell aufnehmen, können Mitarbeiter falsche Informationen bei der Legitimationsprüfung von Neukunden eingeben. Die Nichtbeachtung der Vorschriften und Anforderungen kann zu saftigen Strafen und Geldbußen führen.

Mangelnde Prozesstransparenz
Manuelle Aufgaben sind inkonsistent und viel schwieriger zu verfolgen als automatisierte Tätigkeiten. Da die Daten nicht von Anfang an 100%ig genau sind, sind Erkenntnisse aus manuellen Prozessen inhärent fehlerhaft. Mangelnde Transparenz beeinträchtigt auch den Kundenservice. Es ist schwer, Prozessengpässe und -verzögerungen, die die Kunden frustrieren, zu beseitigen, wenn Sie nicht genau wissen, wo die Probleme liegen.

Fehlende geschäftliche Flexibilität
Manuelle Aufgaben können Sie bremsen, wenn Sie versuchen, Ihr Geschäft schnell zu erweitern. Wenn sich wiederholende Aufgaben von menschlichen Arbeitskräften erledigt werden müssen, ist eine Ausweitung, saisonal oder während Spitzenzeiten, extrem schwierig unter dem Gesichtspunkt von Ressourcen und Kosten.Sie finden müssen neue Mitarbeiter finden, einstellen und schulen –; es braucht Zeit, bis sie die Lernkurve durchlaufen haben. Sie verpassen möglicherweise Wachstumschancen mangels geschultem Personal oder der Fähigkeit, sich schnell an veränderte Bedingungen anzupassen.

Starke Abhängigkeit von Outsourcing, um den Arbeitsbedarf zu decken
Sie können es sich nicht leisten, Ihre Mitarbeiter Zeit mit sich wiederholenden Routineaufgaben vergeuden zu lassen, und müssen viele dieser Routinetätigkeiten auslagern. Aber Outsourcing hat viele Nachteile, einschließlich von Verzögerungen, Fehlern und Verlust der Qualitäts- und Betriebskontrolle, die möglicherweise Ihrem Kundenservice schaden. Outsourcing gefährdet auch Ihre Compliance und Sicherheit, wenn Sie Ihre Daten einer externen Firma aushändigen.

Unfähigkeit zur Innovation
Administrative Routinetätigkeiten beschneiden Ihren Beschäftigten und Wissensarbeitern die Zeit für wertvollere, geschäftsfördernde, kundenorientierte und strategische Aktivitäten. Dies ist besonders kritisch in der IT-Abteilung, die danach bewertet wird, wie sehr sie Technologie für Innovation nutzt. Wenn Sie 70–75 % Ihrer IT-Zeit und des Budgets benötigen, um den Betrieb aufrechtzuerhalten, sind Innovationen nicht möglich.

Mehr Informationen darüber, wie manuelle Aufgaben Unternehmen belasten und Robotic Process Automation (RPA) routinemäßige, sich wiederholende Tätigkeiten ersetzen könnte, hat Kofax in einem e-Paper zusammengestellt. Das Whitepaper können Sie hier herunterladen.

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